Administrasi Humas dan Keprotokolan

TUGAS

ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Disusun Oleh  :

“MIRANTI AYU ANDINI”

XII ADM.PERKANTORAN 1

PEMERINTAH KABUPATEN CIREBON

DINAS PENDIDIKAN

SMK NEGERI 1 KEDAWUNG

Jalan Tuparev Nomor 12 Telp. (0231) 203795 Fax. (0231) 203795, 200653

KABUPATEN CIREBON

HTTP://www.kedawung.smk1.sch.id-E-mail: kampus@smkn1-kedawung.sch.id 

I.       DEFINISI PROTOKOL

A.    Secara Etimologi

Secara etimologi istilah protokol dalam bahasa inggris protocol, bahasa perancis protocole, bahasa latin protocoll(um) dan bahasa yunani protocollon. Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah

B.     Wikipedia Bahasa Indonesia, Ensiklopedia Bebas

Pada awal abad 21 kata protokol juga banyak digunakan ke bidang komputer dan komunikasi. Sebagai tambahan dari arti di bawah, protokol juga kadangkala berarti perjanjian. Kata ini berasal dari bahasa Yunani yang berarti "daun pertaman", menunjuk ke catatan awal dari sebuah perjanjian.

C.   Dalam Bernegara

Protokol adalah etiket berdiplomasi dan urusan negara. Sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha seringkali garis pembimbing yang tak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak dan diterima-umum dalam masalah negara dan diplomasi, seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal dalam pengadilan, dan lain-lain.

D.   Hukum Internasional Dan Hubungan Internasional

Sebuah protokol adalah sebuah perjanjian atau persetujuan internasional yang menambah perjanjian atau persetujuan internasional sebelumnya.

E.     Tata Cara

Protokol adalah kesepakatan bersama antara kedua pihak setiap kegiatan/upacara diatur secara protokoler. Protokol bisa diartikan sebagai orang yang diserahi “mengatur” upacara pada hakekatnya setiap kegiatan yang melibatkan banyak orang dengan berbagai status/kedudukan, selalu harus diatur secara protokoler.

F.    Menurut UU No. 9 tahun 2010

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

II.              ASAS KEPROTOKOLAN

A.    Azaz Kebangsaan

Yang dimaksud dengan “kebangsaan” adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik (kebinnekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara kesatuan Republik Indonesia.

B.    Azaz ketertiban dan kepastian hukum

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “ketertiban dan kepastian hukum” adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.

C.   Azaz keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “keseimbangan, keserasian, dan keselarasan” adalah keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan, antara individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan Negara.

D.   Azaz Timbal balik

Pada azaz keempat ini yang dimaksud dengan “timbal balik” adalah keprotokolan diberikan setimpal ataubalas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

III.          TUJUAN PROTOKOL

1.     Mengatur jalannya acara agar tepat waktu,

2.     Sebagai jembatan agar kegiatan satu dan berikutnya berjalan  mulus.

3.     Memberi kesempatan pada panitia untuk bersiap diriMemberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat,

4.     Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional, dan

5.     Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

IV.          PERAN KEPROTOKOLAN

Diperlukan adanya keberadaan protocol dalam sebuah lembaga / perusahaan adalah karena protocol ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan / lembaga tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmad, megah, dan agung, serta terciptanya iklim ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

V.              UNSUR-UNSUR PROTOKOL

1.     Tata Acara/Upacara

Adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi, dan harus dilakukan dengan khidmad dan tertib, menurut aturan dan adat istiadat yang sudah tetap dan harus ditaati.  Berisi tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.

Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan:

1. jenis kegiatan

2. bahasa pengantar yang dipergunakan

3. materi aktivitas.

Dalam tata upacara, haruslah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

Acara dibagi menjadi :

Ø  Acara resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh pejabat negara dan atau pejabat pemerintahan serta undangan lain

Ø  Acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh presiden dan atau wakil presiden serta pejabat negara dan undangan lain

Ø  Acara kerakyatan adalah acara tradisional dan turun temurun sebagai tradisi masyarakat sekitar daerah

Ø  Acara keluarga adalah acara yang dilakukan bersama dengan keluarga dan bersifat menyambung tali silaturahmi dengan sanak saudara dan kerabat.

Ø  Acara kelembagaan adalah acara yang dilakukan disebuah lembaga yang bersifat kepentingan lembaga dan sudah diagendakan dalam lembaga tersebut. Baik lembaga formal dan nonformal.

2.      Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa                             Inggris precende yang artinya urutan. Yang dimaksudkan di sini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata tempat juga dapat diartikan pengaturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.
Tata urutan tem’pat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

3.     Tata Penghormatan

Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi

4.     Tata Busana

Tata busana adalah pengaturan atau penyiapan busana apa saja yang akan dikenakan dalam acara sesuai dengan konsepan acara yang telah disusun. Tata busana yang dimaksud disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan dan dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Adapun terdapat jenis tata busana yang perlu diketahui antara lain:

1.      Pakaian Sipil Lengkap (PSL)

2.      Pakaian Sipil Harian (PSH)

3.      Pakaian Dinas Lapangan (PDL)

4.      Pakaian Dinas Harian (PDH)

5.      Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.

6.      Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)

7.      Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)

8.     Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

5.     Tata Warkat

Tata Warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim terkait suatu kegiatan / acara. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

Ø  Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.

Ø  Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tujuan kegiatan yang ingin tercapai sendiri.

Ø  Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.

Ø  Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya.

Ø  Dalam undangan perlu dijelaskan bahwa undangan tersebut diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

Ø  Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduk

Ø  Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.

Ø  Menentukan batas waktu penerimaan tamu.

Ø  Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)

Ø  Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim)

VI.          TUGAS DAN FUNGSI PROTOKOL

Tugas keprotokolan dijalankan oleh sekelompok orang yang dinamakan protokoler. Protokoler menjalankan tugas keprotokolan dengan menerapkan manajemen keprotokolan. Manajemen keprotokolan diperlukan agar dapat menghasilkan kualitas penyelenggaraan yang baik serta melahirkan kepuasan bagi semua pihak yang terlibat dalam suatu proses acara / upacara. Antara lain :

1.      Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya

2.      Menyusun/membuat undangan

3.      Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara

4.      Menyusun acara

5.      Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara

6.      Mengusahakan kenyamanan suasana/tempat bagi yang diundang

7.      Membagi tugas sesuai dengan sub-subnya

VII.      SYARAT-SYARAT PETUGAS PROTOKOL

Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

1.      Perlu mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berasaskan kekeluargaan guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas,

2.      Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi bukan berarti harus melaksanakannya sendiri,

3.      Mampu mengerti arti pentingnya dekorasi, kebersihan dan keamanan,

4.      Mengerti tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik,

5.      Mampu berpakaian yang baik.

VIII.  SUMBER (DASAR HUKUM) PROTOKOL

1.     Persetujuan Internasional

·         Konvensi Wina tahun 1815 (mengatur dinas diplomatic)

·         Konvensi Wina tahun 1961 (tentang hubungan diplomatic)

·         Konvensi Wina tahun 1963 (tentang hubungan konsuler)

2.      Peraturan Nasional

·         Undang-undang Nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan

·         Undang-undang Nomor 22 tahun 2004 tentang otonomi daerah

·         Peraturan Pemerintah nomor 62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan

·         Keputusan Menteri Agama nomor 71 tahun 1993 tentang petunjuk pelaksanaan keprotokolan di lingkungan departemen agama

·         Peraturan Menteri Agama RI nomor 10 tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Agama

3.      Dasar-dasar Non-Jurudia

·         Adat istiadat  / kebiasaan setempat

·         Nilai social dan budaya

·         Asas timbal bail / resiptositas

·         Kaidah agama

·         Common sensei / logika umum

IX.          ATURAN PROTOKOL

§  ATURAN DASAR PROTOKOL I

Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla

Protos   = lembar pertama

Kolla     = melekatkan

Protokol adalah suatu rule of politeness yang berisi aturan, hokum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan diplomatic antar Negara. Protocol merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib, tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.

§  ATURAN DASAR PROTOKOL II

1.      Pengaturan Tempat Duduk

a)      Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya,

b)      Jika menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar,

c)      Kanan adalah utama,

d)     Bila ada dua orang berjajar, posisi sebelah kanan adalah yang utama(2-1), tempat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya.

2.      Urutan Saat Naik dan Turun Kendaraan

a)      Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

b)      Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang aling utama duduk disebelah kanan, yang kedua yang terpenting dipsling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

3.      Urutan Saat Datang dan Pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

4.      Posisi Mobil Saat Menjemput dan Mengantarkan Tamu Kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada diarah pintu keluar gerbang. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begitu turun dari mobil dan sebaliknya.

§  ATURAN DASAR PROTOKOL III

Menghadiri Perayaan Hari Kemerdekaan

a)      Menghadiri perayaan kemerdekaan di istana, gubernur dan walikota madya atau kabupaten merupakan kebanggaan tersendiri bagi orang yang diundang.

b)      Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang.

c)      Patuhi peraturan yang tertera pada undangan.

d)     Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai.

e)      Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.

f)       Jika anda sudah duduk tidak usah mondar-mandir atau menyapa relasi.

g)      Tahan diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari.

h)      Jangan ngobrol saat acara berlangsung.

i)        Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

§  ATURAN DASAR PROTOKOL IV

1.      Diterima Pejabat Tinggi

a)      Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini.

b)      Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima.

c)      Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protocol.

d)     Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi.

e)      Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada pejabat yang bersangkutan.

2.      Saat Audiensi

a)      Datanglah setengah jam lebih awal.

b)      Isilah buku tamu yang disediakan.bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut.

c)      Jangan rebut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.

d)     Dilarang keras merokok.

e)      Masuklah keruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

f)       Ketua berdiri didekat pejabat untuk memperkenelkan anggota.

g)      Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.

h)      Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota.

3.      Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protocol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto. Jangan sampai terkesan memaksa atau menodong.

4.      Usai Audiensi

a)      Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi pada wartawan

b)      Segeralah membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima

c)      Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protocol

d)     Jangan lupa mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya audiensi

X.              RUANG LINGKUP PROTOKOL

Luasnya ruang lingkup tugas protocol yang menyangkut segi-segi, tercermin didalam banyaknya macam acara yang harus dilaksanakan, yaitu seperti :

a)      Penerimaan tamu/ audiensi

b)      Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri)

c)      Perjalanan ke daerah/luar negeri

d)     Penyelenggaraan resepsi/jamuan

e)      Penyelenggaraan upacara-upacara

f)       Hari besar nasional

g)      Hari besar keagamaan

h)      Oeresmian proyek

i)        HUT Bendera

j)        Apel bendera

k)      Pelantikan dan serah terima jabatan

l)        Credentials

m)    Penandatanganan kerja sama inteenasional peresmian pembukaan/penutupan seminar/lokakarya dan lain sebagainya.

n)      Pernyataan selamat (Congratulation) dan atau bela sungkawa (condolence)

o)      Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan terhadap jenazah

p)      Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu.

q)      Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.